NezHostChceme, abyste věděli, jak s vašimi údaji zacházíme. Tyto zásady vysvětlují zpracování při návštěvě webu NezHost, při komunikaci s námi, při poskytování našich služeb a v klientské zóně. Pro údaje, které zpracováváme jménem zákazníka při správě jeho webu, platí také pravidla uvedená v části 10.
1 Kdo odpovídá za vaše údaje
Správcem je Royal Fenix s.r.o., IČO 05603455, se sídlem Mezi školami 2480/17, Stodůlky, 158 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 267035. NezHost je označení našich služeb.
Pro otázky a žádosti týkající se osobních údajů napište na [email protected] nebo na naši poštovní adresu. Ke stejnému kontaktu se můžete obrátit i tehdy, když si nejste jistí, které právo se na vaši situaci vztahuje.
2 Jaké údaje získáváme a odkud
- Od vás při komunikaci: jméno, e-mail, případně telefon, obsah zprávy, podklady k projektu a záznam navazující komunikace. Ve webovém formuláři ukládáme také čas podání a údaj o tom, se kterou verzí zásad jste byli seznámeni.
- Při spolupráci: identifikační a fakturační údaje, kontakty osob jednajících za zákazníka, objednávky, nabídky, dohody, platby a dokumenty potřebné k realizaci a předání služby. IČO nebo DIČ právnické osoby samo o sobě není osobním údajem; osobními údaji mohou být údaje podnikající fyzické osoby a kontaktních osob.
- V klientské zóně: identita účtu, e-mail, členství v zákaznickém týmu, přidělená oprávnění k webům a dokumentům, nastavení účtu, historie přihlášení a důležitých změn, potvrzení příslušných verzí dokumentů, zprávy podpory, přílohy, schválení a požadavky týkající se zakázek.
- Pro zabezpečení účtu: údaje nezbytné pro ověření přístupu, bezpečně odvozená podoba hesla, přihlašovací a obnovovací tokeny a při aktivovaném vícefaktorovém ověření odpovídající ověřovací údaje. Samotné heslo neukládáme v čitelné podobě.
- Při provozu a návštěvě webu: IP adresa, čas požadavku, požadovaná adresa, technické údaje o prohlížeči a zařízení, chybové a bezpečnostní události. U sjednané péče o zákaznický web také výsledky měření dostupnosti, technických kontrol a provozních reportů; osobními údaji jsou jen tehdy, pokud se vztahují k identifikované nebo identifikovatelné osobě.
- Po povolení analytiky: pseudonymní identifikátory, navštívené stránky, interakce, přibližné technické a geografické údaje a zdroj návštěvy, případně kód doporučení. Podrobnosti a doby ukládání v prohlížeči najdete v zásadách cookies.
Údaje získáváme převážně přímo od vás. Jméno, pracovní e-mail a přístupová oprávnění členů zákaznického týmu můžeme získat také od zákazníka nebo od osoby, která je oprávněna jeho tým spravovat. Údaje potřebné k fakturaci a ověření firmy můžeme doplnit z veřejných obchodních a ekonomických registrů. Při komunikaci a platbách získáváme nezbytné údaje také od příslušných poskytovatelů těchto služeb.
3 Proč údaje používáme a na jakém základě
Odpověď na zprávu a příprava nabídky
Kontakty, obsah zprávy a související podklady používáme, abychom mohli odpovědět a připravit nabídku. Pokud jednáte sami za sebe o vlastní zakázce, základem jsou kroky před uzavřením smlouvy na vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Pokud zastupujete firmu nebo jde o obecný dotaz, základem je náš oprávněný zájem podle písm. f) na běžné obchodní komunikaci a vyřizování zpráv.
Realizace zakázky, předání webu a sjednaná péče
Údaje o zákazníkovi, projektu, komunikaci, dokumentech a platbách jsou potřebné k poskytování objednaných služeb. U fyzické osoby, která je smluvní stranou, jde o plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U zaměstnanců a dalších zástupců zákazníka jde o oprávněný zájem podle písm. f) na řádném poskytování a koordinaci služeb pro zákazníka.
Klientský účet a spolupráce v týmu
Identitu, oprávnění a údaje o přístupu používáme k přihlášení, obnově přístupu, správě týmu, zpřístupnění správných zakázek a dokumentů a komunikaci podpory. Právní základ je plnění smlouvy u zákazníka, který je fyzickou osobou, a oprávněný zájem na poskytování zákaznické zóny a řízení přístupů u ostatních oprávněných uživatelů. Provozní zprávy o účtu nebo zakázce jsou součástí poskytování služby.
Účetnictví, daně a další zákonné povinnosti
Fakturační a platební údaje a příslušné doklady zpracováváme, protože nám to ukládají zejména účetní a daňové předpisy. Základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Stejný základ platí pro vyřízení povinností podle předpisů na ochranu osobních údajů.
Bezpečnost, prevence zneužití a ochrana práv
Technické logy, bezpečnostní události, záznamy změn přístupů a nezbytné důkazy o smlouvách, souhlasech, seznámení s dokumenty a předání prací používáme k ochraně systémů, zákazníků a našich práv. Základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na bezpečném provozu, prevenci podvodů a řešení případných nároků; pro doložení zákonných povinností se uplatní také písm. c). Rozsah omezujeme na údaje potřebné pro konkrétní účel.
Analytika veřejného webu a vyhodnocení zdroje návštěvy
Google Analytics 4 a Microsoft Clarity používáme po vašem souhlasu k vyhodnocení návštěvnosti a použitelnosti veřejného webu. Clarity umožňuje také přehledy kliknutí, posouvání stránky a přehrávání návštěv. Po stejném souhlasu můžeme v prohlížeči uchovat informaci o kampani, odkud návštěva přišla, nebo o doporučení. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat v nastavení cookies. Reklamní personalizace a reklamní úložiště Google a Clarity nejsou v aktuálním zapojení povoleny.
Zaškrtnutí seznámení s těmito zásadami není souhlas s reklamou. Zpracování potřebné pro odpověď, smlouvu, bezpečnost nebo zákonnou povinnost neopíráme o souhlas, který pro takové zpracování není potřeba.
4 Které údaje jsou potřebné
Samotný web můžete procházet bez zaslání poptávky a bez povolení analytiky. Pro odpověď potřebujeme kontakt a srozumitelný obsah zprávy. Pro smlouvu a fakturaci potřebujeme příslušné identifikační a fakturační údaje. Bez nich nemusíme být schopni uzavřít smlouvu nebo poskytnout objednanou službu. Pro klientskou zónu potřebujeme údaje k ověření a oprávnění účtu.
Dobrovolné údaje poskytujete podle potřeby projektu. Do běžné poptávky stačí uvést to, co je nutné pro posouzení zakázky. Pokud je pro realizaci potřeba zpracovávat osobní údaje vašich zákazníků nebo zaměstnanců, dohodneme předem bezpečný způsob předání a odpovídající smluvní pravidla.
5 Kdo může mít k údajům přístup
Přístup mají oprávněné osoby NezHost a zapojení dodavatelé v rozsahu potřebném pro jejich práci. Zákaznické údaje mohou zpracovávat zejména:
- INTERNET CZ, a.s. (FORPSI), Česká republika: infrastruktura pro provoz webu, API, databáze a souvisejících služeb.
- Poskytovatelé skupiny WEDOS pod značkou VEDOS, Česká republika: e-mailové služby a doručování zpráv; podle příslušné služby jde o WEDOS Internet, a.s., nebo WEDOS, a.s.
- Cloudflare, Inc., USA, a zapojené společnosti skupiny: doručování a ochrana provozu webu a ověření proti automatickému zneužití formulářů pomocí Turnstile. Cloudflare zpracovává při ověření zejména IP adresu, technické signály spojení a prohlížeče a údaje o webu, na kterém ověření probíhá. Pro zabezpečení našeho webu působí jako zpracovatel; při zlepšování vlastního rozpoznávání botů podle svého oznámení k Turnstile také jako samostatný správce.
- Google Ireland Limited a zapojené společnosti Google včetně Google LLC, USA: Google Analytics 4, pokud povolíte analytiku.
- Microsoft Corporation, USA, a zapojené společnosti Microsoft: Microsoft Clarity, pokud povolíte analytiku. Podmínky dalšího zpracování poskytovatelem popisuje prohlášení Microsoftu o ochraně osobních údajů.
- Odborní dodavatelé a poradci: osoby zajišťující konkrétní vývoj, technickou správu, účetní, daňové nebo právní služby. Dostávají pouze údaje potřebné k dané činnosti a vztahují se na ně odpovídající smluvní nebo zákonné povinnosti.
- Banky a oprávněné veřejné orgány: při platbách nebo v případech, kdy poskytnutí vyžaduje zákon či ochrana práv.
V klientském týmu může správce týmu a další oprávněný člen vidět údaje v rozsahu své role a přidělených přístupů. Údaje neposkytujeme dalším zákazníkům jen proto, že používají stejnou klientskou zónu. S dodavateli jednajícími jako zpracovatelé musí být sjednány podmínky podle čl. 28 GDPR.
Pokud nás kontaktujete přes WhatsApp nebo sociální síť, probíhá zpracování také u provozovatele zvolené komunikační služby podle jeho pravidel. Pouhý odkaz na sociální síť na našem webu vás do ní nepřihlašuje.
6 Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
U mezinárodních služeb Cloudflare, Google a Microsoft může docházet ke zpracování mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA. Microsoft uvádí pro Clarity ukládání dat v USA. Analytika se spouští až po vašem souhlasu; bezpečnostní zpracování při provozu webu může probíhat i bez souhlasu s analytikou.
Předání musí mít odpovídající právní mechanismus podle kapitoly V GDPR. U příjemce a zpracování pokrytého platným rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně se použije toto rozhodnutí; pro USA se to týká účastníků EU–US Data Privacy Framework v rozsahu jejich platné certifikace. Pro předání nepokryté takovým rozhodnutím se použijí vhodné záruky, zejména standardní smluvní doložky Evropské komise a podle potřeby doplňující opatření.
Informace o mechanismu pro konkrétní předání a kopii použitých záruk si můžete vyžádat na [email protected]. Při zpřístupnění chráníme také důvěrné údaje a práva jiných osob. Základní informace poskytují Cloudflare, Google a Microsoft.
7 Jak dlouho údaje uchováváme
Doba závisí na účelu, povaze dokumentu a zákonných povinnostech. Jednu informaci můžeme potřebovat pro více účelů; po skončení běžné práce s ní ponecháváme jen rozsah potřebný pro zbývající právní důvod.
- Poptávky bez uzavření smlouvy: běžnou komunikaci nejdéle 12 měsíců od posledního věcného kontaktu, pokud se společně nedohodneme na pokračování projektu. Konkrétní podklad nezbytný pro řešení sporu může být uchován po dobu odpovídající danému nároku.
- Zakázky, podpora a související komunikace: po dobu spolupráce a poté zpravidla 3 roky od jejího ukončení pro doložení plnění a ochranu práv. Pokud běží reklamace, soudní nebo jiné řízení nebo se uplatní delší zákonná lhůta, ponecháme nezbytné podklady po dobu jejího trvání a vypořádání souvisejících nároků.
- Účetní a daňové doklady: účetní doklady zpravidla 5 let od konce příslušného účetního období; daňové doklady podléhající archivační povinnosti podle zákona o DPH 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. U účetní závěrky a výroční zprávy platí 10 let od konce příslušného účetního období. Pokud zákon vyžaduje delší uchování například kvůli probíhajícímu řízení, uplatní se tato povinnost.
- Klientské účty a oprávnění: po dobu oprávněného přístupu. Po jeho skončení přístup odebereme; nezbytnou historii schválení, smluvní komunikace a změn oprávnění posuzujeme podle lhůt pro příslušnou zakázku a ochranu práv. Neplatný přihlašovací odkaz již neumožňuje přihlášení, i když nezbytný záznam bezpečnostní události zůstává v historii.
- Technické a bezpečnostní záznamy: po dobu potřebnou k vyhodnocení provozu, odhalení útoků a vyřešení incidentu. Rozhoduje druh záznamu, četnost incidentů a potřeba doložit konkrétní událost; záznamy k běžnému provozu neponecháváme jen pro případ neurčité budoucí potřeby. Nezbytné důkazy k incidentu nebo sporu se řídí dobou řešení a příslušnými lhůtami pro ochranu práv.
- Technická měření zákaznických webů: surová historie nejdéle 1 rok; publikované reporty a dokumenty po dobu sjednané péče a dále v rozsahu potřebném k doložení služby podle pravidel pro zakázky. Měření bez vazby na člověka není osobním údajem.
- Analytika a údaje v prohlížeči: lhůty jednotlivých cookies a úložišť jsou v zásadách cookies. Pro údaje GA4 o jednotlivých událostech stanovujeme dobu nejdéle 14 měsíců od události; pro uživatelský identifikátor nejdéle 14 měsíců od poslední aktivity, pokud se jeho platnost další aktivitou obnovuje. Nastavení služby může tuto dobu zkrátit. Souhrnné reporty, které již neumožňují identifikaci osoby, můžeme uchovávat déle. Clarity uvádí 30 dní pro běžná přehrání návštěv a 9 měsíců pro označené nebo oblíbené návštěvy, mapy kliknutí a související přehledy.
Uchování posuzujeme také při ukončení služby a při vyřízení žádosti o výmaz. Zálohy slouží k obnově provozu; odstraněné údaje se v nich mohou dočasně nacházet do přepsání podle cyklu příslušné zálohy. Nepoužíváme je proto k běžné další práci a při případné obnově zohledníme již provedený výmaz. To není důvod k neomezenému uchovávání.
8 Jaké máte možnosti a práva
- Přístup: zjistit, zda zpracováváme vaše údaje, získat informace o zpracování a kopii osobních údajů.
- Oprava: opravit nepřesné údaje a doplnit neúplné údaje.
- Výmaz: požádat o odstranění, pokud nastanou podmínky GDPR. Výmaz nemusí být možný u údajů, které musíme dále uchovat ze zákona nebo nezbytně potřebujeme pro právní nároky.
- Omezení: za podmínek GDPR požádat o omezení dalšího používání údajů, například při ověřování jejich správnosti.
- Přenositelnost: získat údaje, které jste nám poskytli a které automatizovaně zpracováváme na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu; pokud je to technicky proveditelné, požádat o jejich předání jinému správci.
- Námitka: z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace namítat zpracování založené na oprávněném zájmu. V takovém případě musíme zpracování ukončit, pokud nedoložíme závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy a právy nebo důvod pro právní nároky. Proti přímému marketingu lze vznést námitku kdykoli a bez uvedení důvodu; pro tento účel pak údaje dále používat nesmíme.
- Odvolání souhlasu: kdykoli odvolat souhlas, zejména v nastavení cookies. Odvolání nemění zákonnost zpracování před odvoláním.
Žádost pošlete na [email protected]. Uveďte, kterých údajů nebo služby se týká, abychom ji mohli dohledat. Při odůvodněných pochybnostech o totožnosti požádáme jen o další informace potřebné k jejímu ověření. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. S ohledem na složitost a počet žádostí lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a důvodech vás informujeme v prvním měsíci.
Vyřízení je zásadně bezplatné. Pouze u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí může GDPR dovolit přiměřený poplatek nebo odmítnutí. Pokud žádosti nevyhovíme, vysvětlíme důvod a možnosti dalšího postupu.
Můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz, nebo se domáhat soudní ochrany. Kontaktovat nejprve nás je praktická možnost, nikoli podmínka stížnosti.
9 Zabezpečení a automatické rozhodování
Používáme přiměřená technická a organizační opatření podle povahy služby: zabezpečené spojení, řízení přístupů, oddělení zákaznických oprávnění, ochranu přihlašovacích údajů a záznamy důležitých bezpečnostních událostí. Rozsah přístupu se řídí pracovní potřebou a oprávněním osoby.
O vašich smluvních právech ani jiných záležitostech s obdobně významným dopadem nerozhodujeme výhradně automaticky ve smyslu čl. 22 GDPR. Automatická ochrana proti botům nebo opakovaným pokusům může zablokovat technický požadavek. Pokud vám brání odeslat zprávu, můžete nás kontaktovat přímo na [email protected].
10 Údaje, které zpracováváme pro zákazníka
Při tvorbě, hostingu nebo správě zákaznického webu či aplikace můžeme mít přístup k osobním údajům návštěvníků, zákazníků nebo zaměstnanců zákazníka. Pokud s nimi pracujeme jeho jménem a podle jeho pokynů, je správcem zákazník a NezHost je zpracovatel. Tuto činnost upravují smluvní podmínky podle čl. 28 GDPR, které musí být sjednány před zahájením příslušného zpracování, včetně rozsahu, pokynů, zabezpečení, zapojených zpracovatelů, pomoci s právy a postupu při ukončení.
Informace o takovém zpracování poskytuje správce příslušného webu. Žádost týkající se jeho zákaznických údajů mu předáme nebo mu pomůžeme s jejím vyřízením podle smlouvy a zákona. Tyto zásady samy nenahrazují zpracovatelskou smlouvu ani zásady zákaznického webu.
11 Aktualizace těchto zásad
Tato verze je účinná od 9. října 2026. Při změně služeb nebo podstatného způsobu zpracování informace aktualizujeme. Pokud je k novému účelu potřeba nový souhlas, samotná změna textu jej nenahrazuje. Aktuální verzi a datum účinnosti najdete na této stránce.
